Yn Sefydliad Elusennol Corfforedig Shared Earth Trust (SET), rydym wedi ymrwymo i ddarparu cyrsiau, llety, digwyddiadau, cyfleusterau a gwasanaeth cwsmeriaid o ansawdd uchel. Rydym yn croesawu adborth, gan gynnwys cwynion, fel cyfle i wella’r hyn a wnawn.

Ein nod yw delio â chwynion yn deg, yn gyson, yn gyfrinachol ac mor gyflym â phosibl. Lle bynnag y bo modd, rydym yn annog i bryderon gael eu codi’n anffurfiol fel y gellir eu datrys yn brydlon.

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i ymwelwyr, cyfranogwyr cwrs, gwesteion llety, mynychwyr digwyddiadau, cwsmeriaid ac aelodau o’r cyhoedd.

Ein Hegwyddorion

Byddwn yn:

• Gwrando ar gwynion yn agored ac yn barchus.
• Trin pawb yn deg a heb wahaniaethu.
• Ymchwilio i gwynion yn wrthrychol.
• Ymateb yn amserol.
• Cadw gwybodaeth yn gyfrinachol lle bo’n briodol.
• Defnyddio adborth i wella ein gwasanaethau.

Gofynnwn i gwynwyr:

• Godi pryderon cyn gynted â phosibl.
• Darparu gwybodaeth glir am y mater.
• Caniatáu cyfle rhesymol i ni ymchwilio a datrys y mater.
• Drin staff, gwirfoddolwyr a chontractwyr yn barchus drwy gydol y broses.

Mae SET yn cadw’r hawl i beidio ag ymdrin â chwynion sy’n gamdriniol, yn gythruddo neu’n ailadroddus.

Cam 1: Datrys Anffurfiol

Os byddwch yn profi problem yn ystod eich ymweliad, cwrs, digwyddiad neu arhosiad, rhowch wybod i aelod o staff cyn gynted â phosibl.

Gellir datrys llawer o faterion ar unwaith, ac rydym wedi ymrwymo i gymryd camau rhesymol i fynd i’r afael â phryderon pan fyddant yn codi. Mae hyn yn adlewyrchu’r gofyniad yn ein Telerau ac Amodau bod cwsmeriaid yn rhoi cyfle i ni unioni problemau cyn ceisio uwchgyfeirio’r gŵyn.

Cam 2: Cwyn Ffurfiol

Os na ellir datrys y mater yn anffurfiol, gallwch gyflwyno cwyn ffurfiol.

Dylid gwneud cwynion yn ysgrifenedig a dylent gynnwys:

• Eich enw a’ch manylion cyswllt.
• Manylion y gweithgaredd, y digwyddiad, y cwrs neu’r archeb llety (os yw’n berthnasol).
• Disgrifiad o’r gŵyn.
• Unrhyw dystiolaeth berthnasol neu wybodaeth ategol.
• Y canlyniad yr hoffech ei gyflawni.

Dylid anfon cwynion at:

Rheolwr Ymgysylltu
Shared Earth Trust
Canolfan Gadwraeth Fferm Denmarc
Betws Bledrws
Llambed
Ceredigion
SA48 8PB

neu drwy e-bost at: info@denmarkfarm.org.uk

Gofynnwn am gyflwyno cwynion:

• O fewn 14 diwrnod i gwrs neu ddigwyddiad; neu
• O fewn 28 diwrnod i arhosiad llety,

yn unol â’n Telerau ac Amodau.

Byddwn yn cydnabod derbyn y gŵyn o fewn 5 diwrnod gwaith.

Ein nod yw ymchwilio a darparu ymateb ysgrifenedig o fewn 20 diwrnod gwaith. Os bydd angen mwy o amser, byddwn yn esbonio pam ac yn darparu amserlen ddiwygiedig.

Cam 3: Cais am Adolygiad

Os ydych yn anfodlon â chanlyniad y gŵyn ffurfiol, gallwch ofyn am adolygiad. Dylai’r cais am adolygiad:

• Gael ei gyflwyno o fewn 10 diwrnod gwaith i dderbyn ein hymateb.
• Esbonio pam eich bod yn credu nad yw’r gŵyn wedi’i datrys yn foddhaol.

Bydd y gŵyn yn cael ei hadolygu gan Ymddiriedolwr nad yw wedi bod yn uniongyrchol gysylltiedig â’r ymchwiliad gwreiddiol lle bo’n bosibl.

Fel arfer, bydd ymateb ysgrifenedig terfynol yn cael ei gyhoeddi o fewn 20 diwrnod gwaith.

Mae’r penderfyniad ar y cam hwn yn derfynol.

Canlyniad cwyn

Lle caiff cwyn ei chefnogi, gall y canlyniad gynnwys:

• Ymddiheuriad.
• Camau cywiwiro.
• Gwelliannau gwasanaeth.
• Ad-daliad llawn neu rannol lle bo’n briodol.
• Trefniadau amgen neu gredyd tuag at weithgareddau yn y dyfodol.
• Cynnig taliad ewyllys da.

Bydd unrhyw ad-daliad a gynigir yn cael ei ystyried fesul achos ac yn unol â’n Telerau ac Amodau. Ar gyfer archebion llety a chyrsiau, ni fydd unrhyw hawliau contractiol i ad-daliadau yn fwy na’r swm a dalwyd am yr archeb berthnasol.

Cyfrinachedd

Bydd pob cwyn yn cael ei thrin yn sensitif ac yn gyfrinachol. Dim ond gyda’r rhai sy’n ymwneud ag ymchwilio a datrys y gŵyn y caiff gwybodaeth ei rhannu.

Bydd cofnodion cwynion yn cael eu cadw’n ddiogel yn unol â’n Polisi Preifatrwydd a’n rhwymedigaethau diogelu data.

Dysgu o Gwynion

Rydym yn gwerthfawrogi adborth a byddwn yn adolygu cwynion a dderbyniwyd o bryd i’w gilydd i nodi tueddiadau, gwella gwasanaethau a gwella profiad ein hymwelwyr, gwesteion, cyfranogwyr cwrs a chwsmeriaid eraill.

Gwybodaeth Adolygu

Dyddiad Dod i Rym: 28 Hydref 2026

Bydd y polisi yn cael ei adolygu’n rheolaidd i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn gydymffurfiol yn gyfreithiol, yn effeithiol yn weithredol, ac yn cyd-fynd â gwerthoedd ac amcanion y sefydliad.

Adolygiad Atodol Nesaf: Hydref 2027

Datganiad Cymeradwyo Polisi

Mae’r polisi hwn wedi’i gymeradwyo gan Ymddiriedolwyr Shared Earth Trust ac mae’n berthnasol i bob staff, gwirfoddolwr, ymddiriedolwr, contractwr, cyfranogwr ac ymwelydd perthnasol fel y nodir yn y ddogfen.