Polisi Gwirfoddoli

Mae’r Polisi Gwirfoddoli hwn yn nodi’r egwyddorion a’r arferion y mae Sefydliad Elusennol Corfforedig Shared Earth Trust (SET) yn cynnwys gwirfoddolwyr drwyddynt yng Nghanolfan Cadwraeth Fferm Denmarc.

Mae’r polisi’n berthnasol i’r holl staff, ymddiriedolwyr, gwirfoddolwyr ac unigolion sy’n dal swyddi cyfrifoldeb etholedig neu benodedig o fewn y sefydliad.

Diben y polisi hwn yw:

• Hyrwyddo arfer da o ran cynnwys a rheoli gwirfoddolwyr.
• Egluro rolau a chyfrifoldebau gwirfoddolwyr, staff ac ymddiriedolwyr.
• Sicrhau bod gwirfoddolwyr yn cael eu trin yn deg, yn gyson ac yn ddiogel.
• Cefnogi profiad gwirfoddoli cynhwysol, hygyrch a gwerth chweil.
• Sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth berthnasol a pholisïau sefydliadol.

Mae’r polisi hwn wedi’i gymeradwyo gan Ymddiriedolwyr SET a bydd yn cael ei adolygu’n rheolaidd i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn effeithiol ac yn adlewyrchu’r arfer gorau cyfredol.

1. Ein Hymrwymiad

Mae SET yn cydnabod gwirfoddolwyr fel rhan annatod o’r sefydliad ac yn cydnabod y cyfraniad sylweddol y maent yn ei wneud tuag at gyflawni ein nodau ac amcanion elusennol.

Rydym wedi ymrwymo i ddarparu cyfleoedd gwirfoddoli sy’n ystyrlon, yn gynhwysol, yn gefnogol ac yn werth chweil. Rydym yn ceisio deall cymhellion, diddordebau a dyheadau gwirfoddolwyr unigol, ac i greu cyfleoedd lle gellir defnyddio eu hamser, eu sgiliau a’u brwdfrydedd yn effeithiol er budd y gwirfoddolwr a’r sefydliad.

Mae SET yn gwerthfawrogi’r amrywiaeth, y wybodaeth a’r profiad y mae gwirfoddolwyr yn eu cyfrannu ac yn ymdrechu i greu amgylchedd cadarnhaol lle mae pawb yn cael eu croesawu, eu parchun a’u cefnogi.

2. Diffiniad o Wirfoddolwr

Unigolion sy’n dewis cyfrannu eu hamser, eu sgiliau, eu profiad a’u brwdfrydedd yn rhydd heb wobrwyo ariannol, er budd y sefydliad, yr amgylchedd a’r gymuned ehangach, yw gwirfoddolwyr.

Gall gwirfoddoli ddigwydd ar sail:

• Un tro yn unig
• Prosiectau tymor byr
• Rhaglenni parhaus rheolaidd
• Gweithgareddau sy’n seiliedig ar ddigwyddiadau

Mae ymddiriedolwyr hefyd yn wirfoddolwyr sy’n darparu llywodraethu a throsolwg strategol i’r sefydliad.

Nid yw gwirfoddolwyr yn weithwyr ac nid oes ganddynt gontract cyflogaeth gyda SET.

3. Datganiad o Werthoedd ac Egwyddorion

Mae gwirfoddoli yn weithgaredd cyfreithlon a hanfodol sy’n cael ei gefnogi a’i annog yn weithredol gan SET.

Mae rôl gwirfoddolwyr yn ategu gwaith staff cyflogedig, ond nid yw’n cymryd ei le. Ni fydd gwirfoddolwyr yn cael eu defnyddio yn lle gweithwyr cyflogedig nac yn lle swyddi y dylai staff eu cyflawni’n briodol.

Mae SET wedi ymrwymo i feithrin perthnasoedd cadarnhaol a chydweithredol rhwng gwirfoddolwyr, staff ac ymddiriedolwyr.

Ni fydd gwirfoddolwyr yn cael eu defnyddio i gyflawni dyletswyddau staff cyflogedig yn ystod cyfnodau o weithredu diwydiannol.

Mae’r berthynas wirfoddoli yn seiliedig ar ymddiriedaeth, parch ac ymrwymiad cyffredin. Ni chrëir unrhyw rwymedigaeth gontractiol y gellir ei gorfodi trwy wirfoddoli gyda SET. Nid oes gofyn i wirfoddolwyr ddarparu isafswm o amser, ac nid oes rhwymedigaeth ar SET i ddarparu cyfleoedd gwirfoddoli rheolaidd.

4. Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant

Mae SET wedi ymrwymo i ddarparu cyfle cyfartal a hyrwyddo amrywiaeth a chynhwysiant ym mhob agwedd ar ei waith.

Bydd cyfleoedd gwirfoddoli yn agored i bobl waeth beth fo’u:

• Oedran
• Anabledd
• Rhyw
• Ailgyfeirio rhywedd
• Statws priodasol neu bartneriaeth sifil
• Beichiogrwydd neu famolaeth
• Ras, cenedligrwydd neu darddiad ethnig
• Crefydd neu gred
• Cyfeiriadedd rhywiol
• Cefndir sosio-economaidd
• Unrhyw nodwedd warchodedig arall

Mae SET wedi ymrwymo i greu amgylchedd lle mae pob gwirfoddolwr yn cael ei drin ag urddas, tegwch a pharch.

Gwneir addasiadau rhesymol lle bynnag y bo’n ymarferol i alluogi pobl ag anableddau neu ofynion penodol eraill i gymryd rhan mewn gweithgareddau gwirfoddoli yn ddiogel ac yn effeithiol. Gweler ein Polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant am ragor o wybodaeth.

5. Safonau Arfer Da

Bydd SET yn sicrhau bod:

• Gan bob gwirfoddolwr aelod o staff penodedig neu oruchwyliwr gwirfoddolwyr dynodedig a all ddarparu cefnogaeth, arweiniad ac adborth.
• Gwirfoddolwyr yn cael gwybodaeth glir am eu rôl, eu cyfrifoldebau a’r disgwyliadau ohonynt.
• Cyfleoedd sefydlu, hyfforddi a datblygu priodol yn cael eu darparu.
• Gwirfoddolwyr yn cael gwybod am bolisïau a gweithdrefnau sefydliadol perthnasol.
• Gwirfoddolwyr yn cael eu hymgynghori a bod cyfleoedd yn cael eu rhoi iddynt gyfrannu syniadau ac adborth.
• Cyfraniadau gwirfoddolwyr yn cael eu cydnabod a’u gwerthfawrogi.
• Gwirfoddolwyr yn cael eu trin yn gyson, yn deg a chyda pharch.

6. Iechyd, Diogelwch a Lles

Mae SET wedi ymrwymo i ddarparu amgylchedd diogel, iach a chefnogol i bob gwirfoddolwr.

Bydd gwirfoddolwyr yn:

• Cael gwybodaeth iechyd a diogelwch briodol sy’n berthnasol i’w rôl.
• Cael gwybod am weithdrefnau brys a threfniadau adrodd.
• Cael offer priodol ac offer amddiffyn personol lle bo angen.
• Cael cyfarwyddyd neu hyfforddiant penodol i’r dasg lle bo angen.
• Disgwylir iddynt ddilyn asesiadau risg a gweithdrefnau gweithio diogel.
• Adrodd am ddamweiniau, digwyddiadau, peryglon a digwyddiadau ‘bron â tharo’ yn brydlon.

Mae SET yn cydnabod pwysigrwydd lles corfforol a meddyliol a bydd yn ceisio creu amgylchedd gwirfoddoli cadarnhaol a chefnogol sy’n hyrwyddo lles, cynhwysiant a pharch.

7. Diogelu

Mae SET wedi ymrwymo i ddiogelu a hyrwyddo lles plant, pobl ifanc ac oedolion mewn perygl.

Mae gofyn i bob gwirfoddolwr gydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau diogelu’r sefydliad.

Lle mae rolau’n cynnwys gweithgaredd rheoledig neu ddyletswyddau sy’n gofyn am wiriadau diogelu, bydd y gwiriadau priodol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn cael eu cwblhau yn unol â’r ddeddfwriaeth a’r canllawiau cyfredol.

Rhaid adrodd am unrhyw bryderon diogelu ar unwaith gan ddefnyddio gweithdrefnau diogelu’r sefydliad.

Bydd gwirfoddolwyr yn cael gwybodaeth a hyfforddiant diogelu priodol sy’n berthnasol i’w rôl.

Gweler ein Polisi Diogelu am ragor o wybodaeth.

8. Buddion Gwirfoddoli gyda SET

Gall gwirfoddolwyr elwa o:

• Rhannu sgiliau presennol a datblygu rhai newydd.
• Dysgu am gadwraeth bywyd gwyllt a rheoli cynefinoedd.
• Cymryd rhan mewn arolygon ecolegol a phrosiectau monitro.
• Cael profiad amgylcheddol a garddwriaethol ymarferol.
• Cefnogi digwyddiadau, gweithgareddau addysgol ac ymgysylltu â’r gymuned.
• Cwrdd â phobl newydd a dod yn rhan o dîm cefnogol.
• Lleihau unigrwydd cymdeithasol a gwella lles.
• Cael profiad i gefnogi cyfleoedd addysg a chyflogaeth yn y dyfodol.
• Cael geirdaon yn dilyn cyfnod addas o wirfoddoli rheolaidd.
• Gwneud cyfraniad cadarnhaol at adferiad natur a’r gymuned leol.
• Mwynhau gweithgaredd corfforol mewn amgylchedd naturiol hardd.
• Teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi a’u bod yn gysylltiedig.

9. Rolau a Chyfrifoldebau Gwirfoddolwyr

Mae gan SET aelod o staff dynodedig sy’n gyfrifol am ddatblygu, rheoli a chydlynu cynnwys gwirfoddolwyr.

Bydd pob gwirfoddolwr yn cael cefnogaeth ac oruchwyliaeth briodol sy’n berthnasol i’w rôl.

Disgwylir i wirfoddolwyr:

• Gweithredu’n onest, yn gyfrifol ac yn ddibynadwy.
• Parchu gofynion cyfrinachedd a diogelu data.
• Dilyn polisïau, gweithdrefnau a chanllawiau SET.
• Ymddwyn yn barchus tuag at staff, gwirfoddolwyr, ymwelwyr ac aelodau o’r cyhoedd.
• Gofalu’n rhesymol am eu hiechyd a’u diogelwch eu hunain a diogelwch eraill.
• Gweithio o fewn ffiniau cytunedig y rôl.
• Cynnal enw da, gwerthoedd ac amcanion SET.
• Codi pryderon yn briodol ac adrodd am ddigwyddiadau’n brydlon.
• Cymryd rhan mewn gweithgareddau sefydlu a hyfforddi perthnasol.

Gall gwirfoddolwyr ddisgwyl y canlynol gan SET:

• Amgylchedd croesawgar, cynhwysol a chefnogol.
• Person cyswllt penodedig ar gyfer cefnogaeth ac arweiniad.
• Gwybodaeth glir am eu rôl a’u cyfrifoldebau.
• Hyfforddiant ac oruchwyliaeth briodol.
• Parch, urddas a thriniaeth deg.
• Amgylchedd gwirfoddoli diogel.
• Yswiriant priodol.
• Cyfleoedd ar gyfer dysgu, datblygu a thwf personol lle bo hynny ar gael.
• Cydnabyddiaeth a gwerthfawrogiad o’u cyfraniad.
• Mynediad at weithdrefnau ar gyfer codi pryderon neu wneud cwynion.

10. Treuliau Gwirfoddolwyr

Gwirfoddolwyr sy’n gyfrifol am drefnu eu teithio eu hunain i Fferm Denmarc ac oddi yno oni bai bod trefniadau amgen wedi’u cytuno.

Lle mae cyllid yn caniatáu, gellir ad-dalu treuliau teithio rhesymol y cytunwyd arnynt ymlaen llaw. Nid ydym am i amgylchiadau ariannol fod yn rhwystr i wirfoddoli ac rydym yn annog gwirfoddolwyr i drafod unrhyw bryderon gyda ni. Bydd manylion am dreuliau cymwys yn cael eu darparu i wirfoddolwyr yn ystod y cyfnod sefydlu.

Dylid cyflwyno hawliadau trwy ffurflen dreuliau y gellir ei chael yn y Llawlyfr Gwirfoddolwyr a bydd ad-daliad yn cael ei wneud trwy ein prosesau bancio misol ar ôl cyflwyno ryseitiau neu dystiolaeth ategol arall gyda’r ffurflen dreuliau a manylion banc y gwirfoddolwr.

11. Recriwtio a Dewis

Bydd cyfleoedd gwirfoddoli yn cael eu hyrwyddo’n eang ac mewn ffyrdd sy’n annog cyfranogiad o bob rhan o’r gymuned.

Bydd y prosesau dewis yn gymesur â natur y rôl wirfoddoli a gallant gynnwys:

• Cwblhau ffurflen gofrestru gwirfoddolwyr.
• Trafodaethau neu gyfweliadau anffurfiol.
• Presenoldeb mewn sesiynau cyflwyno neu ddiwrnodau gwaith gwirfoddol.
• Geirdaon lle bo’n briodol.
• Gwiriadau DBS lle mae gofyn cyfreithiol a lle bo’n briodol.

Gall y wybodaeth a gesglir gynnwys:

• Manylion cyswllt.
• Gwybodaeth cyswllt mewn argyfwng.
• Gwybodaeth feddygol berthnasol.
• Sgiliau, cymwysterau a phrofiad.
• Meysydd diddordeb ac argaeledd.

Bydd yr holl ddata personol yn cael ei drin yn unol â deddfwriaeth diogelu data’r DU.

Os nad yw unigolyn yn addas ar gyfer rôl benodol, bydd SET yn ceisio, lle bo modd, nodi cyfleoedd gwirfoddoli amgen.

12. Gwirfoddolwyr Ifanc

Mae SET yn croesawu gwirfoddolwyr o bob oed.

Nid oes terfyn oedran uchaf ar gyfer gwirfoddoli, ac mae’r sefydliad yn cydnabod cyfraniad gwerthfawr gwirfoddolwyr hŷn.

Gall gwirfoddolwyr o dan 18 oed gymryd rhan mewn gweithgareddau gwirfoddoli lle mae’r rhain wedi’u hasesu fel rhai addas ar gyfer eu hoedran, eu profiad a’u galluoedd.

Bydd trefniadau goruchwylio priodol yn cael eu gweithredu bob amser, a gall fod angen caniatâd ychwanegol gan riant neu warcheidwad lle bo’n briodol.

Rhaid i grwpiau ysgol fod yng nghwmni aelod dynodedig o staff yr ysgol oni bai bod trefniadau amgen wedi’u cytuno’n ffurfiol gan SET.

13. Sefydlu, Hyfforddi a Datblygu

Bydd pob gwirfoddolwr newydd yn cael cyfnod sefydlu priodol i’w rôl, a chopi o’r Llawlyfr Gwirfoddolwyr sy’n cynnwys:

• Cyflwyniad i SET a’i genhadaeth.
• Gwybodaeth iechyd a diogelwch.
• Gweithdrefnau brys.
• Cyfrifoldebau diogelu.
• Arferion amgylcheddol a chadwraethol.
• Polisïau a gweithdrefnau perthnasol.
• Hyfforddiant ac arweiniad penodol i’r rôl.

Bydd SET yn ceisio darparu cyfleoedd parhaus ar gyfer dysgu a datblygu lle mae adnoddau’n caniatáu.

14. Gweithio ar Eich Pen Eich Hun

Mae SET yn cydnabod y gallai rhai gweithgareddau gwirfoddoli olygu gweithio ar eich pen eich hun.

Ni fydd gofyn fel arfer i wirfoddolwyr ymgymryd â gweithgareddau gweithio ar eu pen eu hunain oni bai:

• Bod asesiad risg addas wedi’i gwblhau.
• Bod mesurau rheoli priodol yn eu lle.
• Bod trefniadau cyfathrebu wedi’u sefydlu.
• Bod y gwirfoddolwr wedi cytuno i ymgymryd â’r gweithgaredd.

Diogelwch gwirfoddolwyr fydd y brif ystyriaeth wrth asesu trefniadau gweithio ar eich pen eich hun.

15. Yswiriant

Mae SET yn cynnal yswiriant priodol ar gyfer gweithgareddau gwirfoddoli awdurdodedig, gan gynnwys yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus ac Atebolrwydd Cyflogwyr lle bo hynny’n berthnasol.

Nid yw’r yswiriant hwn yn ymestyn i golli neu ddifrodi eiddo personol gwirfoddolwyr oni bai ei fod wedi’i gynnwys yn benodol o dan drefniadau yswiriant y sefydliad.

16. Cyfrinachedd a Diogelu Data

Gall gwirfoddolwyr gael mynediad at wybodaeth gyfrinachol sy’n ymwneud â’r sefydliad, staff, gwirfoddolwyr, ymwelwyr, buddiolwyr neu bartneriaid.

Rhaid peidio â datgelu gwybodaeth o’r fath i unigolion heb awdurdod yn ystod neu ar ôl cyfnod y gwirfoddolwr gyda SET.

Caiff gwybodaeth bersonol sy’n ymwneud â gwirfoddolwyr ei chasglu, ei storio a’i phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol Diogelu Data’r DU (GDPR y DU), Deddf Diogelu Data 2018 a Pholisi Preifatrwydd y sefydliad.

Cedwir gwybodaeth yn ddiogel a chaiff ei defnyddio at ddibenion sefydliadol cyfreithlon yn unig.

Gweler ein Polisi Preifatrwydd am ragor o wybodaeth.

17. Cydnabod Gwirfoddolwyr

Mae SET yn gwerthfawrogi’r cyfraniad a wneir gan wirfoddolwyr ac wedi ymrwymo i gydnabod a dathlu eu cyflawniadau.

Gall cydnabyddiaeth gynnwys:

• Adborth anffurfiol a diolch.
• Digwyddiadau gwerthfawrogi gwirfoddolwyr.
• Geirdaon a thystebau.
• Cyfleoedd hyfforddi a datblygu.
• Cydnabyddiaeth gyhoeddus lle bo’n briodol ac wedi’i gytuno.

18. Datrys Pryderon a Dod â Threfniadau Gwirfoddoli i Ben

Nod SET yw trin pob gwirfoddolwr yn deg, yn gyson ac yn barchus.

Anogir gwirfoddolwyr i godi pryderon yn brydlon gyda’u person cyswllt penodedig neu gydlynydd gwirfoddolwyr. Lle bynnag y bo modd, bydd materion yn cael eu datrys yn anffurfiol a thrwy drafodaeth agored.

Lle nad yw datrysiad anffurfiol yn briodol neu’n llwyddiannus, gellir mynd i’r afael â phryderon trwy weithdrefnau cwynion, cwynion gwaith neu ddisgyblu’r sefydliad fel y bo’n berthnasol.

Mae SET yn cadw’r hawl i ddod â threfniant gwirfoddoli i ben lle mae pryderon cyfreithlon yn ymwneud ag:

• Ymddygiad.
• Iechyd a diogelwch.
• Diogelu.
• Torri polisïau sefydliadol.
• Risg i enw da.
• Gofynion sefydliadol neu weithredol.

Gall gwirfoddolwyr ddod â’u cyfranogiad i ben ar unrhyw adeg ac, os yn bosibl, fe’u hanogir i roi rhybudd i gynorthwyo gyda chynllunio a pharhad.

Gwybodaeth Adolygu

Dyddiad Dod i Rym: 28 Hydref 2026

Bydd y polisi yn cael ei adolygu’n rheolaidd i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn gydymffurfiol yn gyfreithiol, yn effeithiol yn weithredol, ac yn cyd-fynd â gwerthoedd ac amcanion y sefydliad.

Adolygiad Atodol Nesaf: Hydref 2027

Datganiad Cymeradwyo Polisi

Mae’r polisi hwn wedi’i gymeradwyo gan Ymddiriedolwyr Shared Earth Trust ac mae’n berthnasol i bob staff, gwirfoddolwr, ymddiriedolwr, contractwr, cyfranogwr ac ymwelydd perthnasol fel y nodir yn y ddogfen.